subskrybuj: Artykuły | Komentarze

Archiwa elektroniczne – porządkowanie archiwum?

0 komentarzy
Archiwa elektroniczne – porządkowanie archiwum?

W czasach wszechobecnej biurokracji związanej z działalnością gospodarczą każda większa firma nieuchronnie staje się „masowym” producentem makulatury w postaci przepastnych archiwów zakładowych. Niestety taka „produkcja” jest bardzo kosztowna, a produkt finalny dodatkowo znacznie obciąża  producenta. Nowoczesne usługi archiwalne mogą być tutaj zbawieniem.

Rozwiązaniem problemu może być tak zwane archiwum elektroniczne. Tworzenie archiwum elektronicznego polega na utworzeniu wirtualnego zbioru dokumentów, które uprzednio zostają zeskanowane i odpowiednio opisane. Wszystkie dokumenty dostępne są w każdej chwili dla autoryzowanych użytkowników, dzięki czemu istnieje możliwość przeniesienia realnego archiwum w miejsce odległe od siedziby firmy (np. powierzenie ich zewnętrznej firmie). Największym atutem takiego rozwiązania jest niewątpliwie zmniejszenie kosztów przechowywania archiwalnych dokumentów.

Nie bez znaczenia pozostaje zwiększenie dostępności tych dokumentów poprzez skrócenie czasu dostępu do nich. W przypadku systemu archiwizacji elektronicznej użytkownicy mogą przeglądać te same dokumenty, w tym samym czasie. Przeszukiwanie archiwum elektronicznego przypomina korzystanie z wyszukiwarki internetowej – wpisujemy symbol dokumentu lub jego systemową nazwę, a następnie otrzymujemy listę odpowiadających elementów. Archiwum jest podzielone na wiele różnych działów i kategorii co dodatkowo usprawnia ewidencjonowanie i porządkowanie archiwum oraz zamieszczonych tam dokumentów.

Każdy z dokumentów znajdujących się w wirtualnym archiwum może oczywiście zostać wydrukowany lub też przesłany za pomocą poczty elektronicznej. Ze względu na ogromne oszczędności takie rozwiązanie jest coraz częściej wykorzystywane w polskich firmach.

Archiwum elektroniczne pomoże każdej firmie, niezależnie od jej wielkości jednak z racji konieczności poniesienia dość znacznych kosztów wdrożenia takowego systemu w przedsiębiorstwie póki co głównymi odbiorcami tego typu usług są duże firmy oraz korporacje, w których gospodarka standardowymi archiwami wymaga niebotycznych nakładów finansowych.